Jahresabschluss: Archivierungsrückstellung bilden – die Kanzlei Zirlewagen in Heitersheim informiert

Rückstellung
Für Bücher und Aufzeichnungen, Buchungsbelege, Inventare, Jahresabschlüsse oder Lageberichte, für Handels- und Geschäftsbriefe sowie für weitere steuerrelevante Unterlagen bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Für die damit verbundenen finanziellen Aufwendungen hat der Steuerpflichtige eine sogenannte „Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten“ (Archivierungsrückstellung) zu bilden. Dies gilt sowohl für die Handels- als auch für die Steuerbilanz. Der Steuerberater und die Fachberater der Kanzlei Zirlewagen in Heitersheim bei Freiburg und in München informieren und beraten zu diesem Thema.

Rückstellungsfähige Aufwendungen
Nach Auffassung der Finanzverwaltung (vgl. Oberfinanzdirektion (OFD) Niedersachsen vom 5.10.2015, S 2137-106-St 221/St 222) können u. a. folgende Kosten in die Berechnung der Archivierungsrückstellung einbezogen werden: Aufwendungen für das Einscannen oder die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen des abgelaufenen Wirtschaftsjahres. Außerdem die anfallenden Sach- und Personalkosten für das Brennen von DVD/CD und für die Datensicherung. Auch die Raumkosten und die Kosten für Einrichtungsgegenstände wie Regale und Schränke lässt die Finanzverwaltung zu. Nicht rückstellungsfähig sind die Kosten für die künftige Anschaffung von Regalen und Ordnern oder für die Entsorgung von Unterlagen. Darüber hinaus dürfen in die Rückstellung keine Kosten für die fortlaufende Archivierung einbezogen werden. Dasselbe gilt für Kosten, die für die Einlagerung künftig zu archivierender Unterlagen entstehen werden.

Berechnungshilfe zur Archivierungsrückstellung: Der Steuerberater der Kanzlei Zirlewagen in Heitersheim bei Freiburg und in München berät

Berechnung der Rückstellung
Für die Berechnung der Rückstellung lässt die Finanzverwaltung zwei Methoden zu. Einmal können die jährlichen Kosten eines jeden aufzubewahrenden Jahres gesondert ermittelt und dann jeweils mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist – im Regelfall nach 6 bzw. 10 Jahren – multipliziert werden. Die einfachere Variante dürfte aber die zweite Möglichkeit sein: Danach können die jährlich anfallenden Kosten mit dem Faktor 5,5 multipliziert werden. Aufwendungen für das Einscannen, die Einlagerung und Datensicherung sind nur einmal anzusetzen.

Zu diesem Thema und zu allen steuerrechtlichen Fragen beraten unser Steuerberater und die Fachberater in unseren Kanzleien in Heitersheim bei Freiburg und München gerne auch persönlich. Vereinbaren Sie einen Termin!

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